КАК ПРОЕКТИРОВАТЬ EXCEL ТАБЛИЦЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ПРОЕКТОВ.

При работе с таблицами я выделяю три этапа:

  1. Определение пула ключевых метрик для отслеживания.
  2. Дизайн и логика таблицы.
  3. Заполнение.

1 ЭТАП. Определение пула метрик для отслеживания.

Задача любого бизнес проекта приносить прибыль, правильно?

Правильно. 

Прибыль = доходы – затраты

Значит наша задача собрать все показатели и метрики, которые влияют на наши доходы и затраты. 

Начнем с затрат, так как тут все  +- универсально.

Глобально можно выделить 3 категории расходов:

  • Постоянные расходы (FixCosts)

Это расходы, которые ты несешь постоянно с определенной периодичностью, например каждый месяц или каждый год.

Сюда входит ФОТ, затраты на используемый софт, сервера, оплата доменов, аренда офиса, налоги.

  • Затраты на каждую продажу (COGS – Cost of Good Sold)

Эта категория показывает затраты, которые мы несем при каждой продаже.

Сюда можно отнести комиссию, которую забирает эквайринг, себестоимость товара (стоимость производства или стоимость закупки), выплаты % от продажи сотрудникам и т.д.

  • Затраты на маркетинг (Marketing Costs)

В этой категории мы собираем все, что связанно с затратами на наше продвижение.

Эта категория может включать в себя маркетинговый бюджет, затраты на производство промо материалов, выплаты специалистам, которые ведут рекламные кампании и которые не входят в штат (фрилансеры или агенства) и т.д.

Что именно будет входить в каждую из этих категорий, ты определяешь сам, исходя из того, что у тебя за бизнес и какие статьи расходов у него есть.

Но глобально их всего 3:

С метриками, которые отвечают за доход все сложнее.

Так как доход, будет зависеть от количества продаж; количество продаж от количества лидов; количество лидов от рекламы и т.д.

Чтобы составить список метрик, которые мне нужно отслеживать, пришлось потратить пару дней, чтобы разобраться с Unit экономикой. Так как одни и те же метрики могут считаться по разному и отражать разные показатели.

Для начала я разделил факторы влияющие на доход на 4 категории:

  • Привлечение аудитории
  • Вовлеченность в контент
  • Продажи 
  • Доход

Метрик получилось много, поэтому чтобы не писать я просто приложу скрины из таблицы, а ты уже сам почитаешь:

Привлечение аудитории:

Вовлеченность в контент:

Продажи:

Доход:

Зачем так много?

Просто мне так захотелось. 

Можно было оставить всего две колонки «Доход» и «Расход». В первую писать все, что заработали, а во вторую все что потратили.

Ну и добавить колонку «Чистый профит» – там бы мы считали разницу между этими двумя показателями и исходя из этого, либо заказывали пару бутылочек Dom Perignon, либо искали где говяжий доширак продают по скидке (на основе этих данных большего не сделаешь).

Большее количество метрик помогает более детально оценивать проект и понимать на каком этапе у нас проблема, либо через влияние на какой показатель мы можем увеличить наш profit.

Что делать после того, как определились с метриками?

После этого их нужно собрать в одном месте. Для этого я создал страницу «Дашборд» и загнал их все туда:

Отслеживать я их буду на промежутке месяца.

Страница дашборд – это основная страница, по которой можно будет оценивать «здоровье» проекта и на основе этих данных строить гипотезы для тестов. 

2 ЭТАП. Дизайн и логика таблицы.

Сразу ремарочка… Тут ДИЗАЙН – это не про красоту!!! Это скорее UX дизайн, то есть чтобы было удобно.

На дашборде у нас отображаются показатели метрик по месяцам. 

Но итоговые их значения скалдываются из показателей по дням по куче разных категорий и метрик, которые считаются по формулам.

Чтобы тебе было проще понять, давай разберем на примере категории «Расходы».

Вот из чего она состоит на примере моего проекта:

Чем более подробно у тебя «разобрана» каждая категория, тем проще принимать решения по проекту.

Если у тебя есть только данные «Затраты», то максимум что ты можешь сделать, это приложить руки к голове и сказать «Ох, них… А че так много?!»

Если у тебя есть данные по Fix Costs, COGS и Marketing Costs  – уже лучше, теперь ты можешь понимать какая категория расходов забирает больше денег. Опять же – это не сильно информативно, но по этим данным можно строить какие-то гипотезы. Например, можешь понять, что на маркетинг тратится мало денег – это может быть причиной почему проект не растет.

Ну а если у тебя есть данные по подкатегориям, которые входят в Fix Costs, COGS и Marketing Costs – это уже отлично. Например, ты можешь обнаружить, что ты слишком много бабосиков заносишь своему эквайрингу и простая смена платежки на ту, которая берет меньший процент уже может сократить расходы.

Из этого следует очень простой тезис: Чем больше данных собираешь, тем лучше.

Но вернёмся к дизайну…

Наша задача спроектировать таблицу так, чтобы не было каши в данных и мы не путались как ее заполнять.

Давай снова разобьем все данные на две большие категории: “Расходы” и “Доходы”

Расходы.

Для расходов я создал 4 листа:

Расходы (общее):

Здесь мы можем более детально посмотреть помесячно сколько мы тратили на подкатегории в каждой из категорий наших расходов.

Данные из строки «Итог» по каждому месяцу улетают на нашу основную страницу – «Дашборд».

Таблица заполняется автоматически по мере заполнения данных на следующих 3-х страницах: Fix Cost (по месяцам), COGS (по месяцам), Marketing Costs (по месяцам) – выглядят они одинаково:

Столбы «Дата» и «сумма» я думаю понятны.

В «Категория» мы записываем например «ФОТ», а в «Подкатегория» мы записываем например «Дизайнер», тогда на странице «Расходы (общее)» у нас данные упадут и в эти поля (я их сделать раскрывающимися, чтобы особо не мешали):

То есть, для того, чтобы получить данные на страницах «Дашборд» и «Расходы (общее)» нам нужно заполнять только страницы Fix Cost (по месяцам), COGS (по месяцам), Marketing Costs (по месяцам).

На страницах “Дашборд” и “Расходы (общее)”данные суммируются и записываются в нужную строку с помощью формул, в которых мы проверяем дату и категорию.

Доходы.

Вот тут у меня все сильно запутаннее. 

Напомню, что все факторы, влияющие на доход, я разделил на 4 категории:

  • Привлечение аудитории
  • Вовлеченность в контент
  • Продажи 
  • Доход

И для каждой из этих категорий данные берутся из разных страниц.

Категория «Привлечение аудитории».

Показатели для этой категории берутся из страниц с данными о рекламных кампаниях по каждому источнику.

На данный момент, я сделал только одну страницу: Аналитика Telegram (посевы)

Там вот такие столбцы:

Задача этой страницы отслеживать эффективность рекламных размещений в Telegram. С помощью этой страницы можно будет понять с каких каналов подписчик выходит дешевле и где он лучше конвертируется.

На основе этих данных будет проще искать каналы с аудиторией релевантной моему продукту.

Позже такие страницы будут по каждому источнику трафика: ФБ, Telegram Ads, РСЯ и т.д.

Категория «Вовлеченность в контент»

Эту категорию мы считаем на основе двух страниц:

Страница «Аналитика контента»:

Задача этой страницы оценивать как аудитория реагирует на каждый вышедший пост:

  • Какой процент аудитории канала заходят на него
  • Сколько из них открывают для прочтения статьи
  • Сколько из них ставят реакции

Страница «Количество подписчиков»:

С помощью этой страницы можно будет прогнозировать норму отписок, а также «отлавливать» контент, который будет вызывать наибольший отток аудитории.

Категория «Продажи»

Эту категорию мы считаем на основе страниц:

Страница «Доходы (общий):

Эта страница показывают общую картину по продажам в рамках каждого месяца. Сколько и чего в какой месяц продали, сколько заработали, сколько нам должны и что покупали больше всего.

Страница «Список клиентов (продажи)”:

Тут у нас хранится вообще вся инфа о клиентах – сколько и чего купили, как купили, контактные данные, откуда пришел и еще куча всего.

Это наверное самая информативная и самая важная таблица. Но ее минус – она ОГРОМНАЯ и запутанная, но как ее уменьшить, чтобы стало удобнее, я пока не придумал.

По итогу у меня получилась вот такая таблица:

Там еще не заполнены формулы, поэтому пока что это только шаблон, с которым еще предстоит поеб… развлечься.

3 ЭТАП. Заполнение.

Прежде всего нужно связать все эти страницы между собой с помощью формул. Тогда количество страниц, которые будут необходимо заполнять сильно уменьшится.

На моем примере, страницы «Дашбород», «Доходы (общий)», «Расходы (общее)» будут заполняться самостоятельно, так как данные в этих страницах формируются на основе формул.

В остальные страницы придется заносить данные.

И тут три варианта:

  • Заполняем сами
  • Нанимаем сотрудника, который ведет таблицы
  • Автоматизируем софтом.

Так как у меня проект в ТГ, то почти все что связано с продажами я смогу автоматизировать по средствам бота. Мне останется только заполнять страницы расходов и аналитику по источникам.

Если будет интересно, то как-нибудь сделаю статью про автоматизацию ведения таблиц через чат-бота.

Заключение.

К гугл таблицам я отношусь как к базе данных. На начальных этапах для меня важно просто собрать как можно больше данных. 

Да их может бы не удобно смотреть, да таблицы могут быть огромными, но…

У нас есть такая штука как Looker studio (ex Google Data Studio), которая дает возможность делать очень удобные дашборды и при этом они будут интерактивными и показывать только те данные, которые мы выставили в фильтрах:

Но, как говориться: «Это уже совсем другая история».